W tym poradniku postanowiliśmy zaprezentować Wam skuteczny sposób, jak wykonywać tzw. masowy mailing z poziomu Mozilla Thunderbird. Ten klient poczty e-mail pozwala na łatwe wysyłanie wiadomości do wielu odbiorców.
Jeżeli prowadzisz własną stronę lub działalność i masz wielu subskrybentów, lub po prostu chciałbyś wysłać e-mail do kilkudziesięciu osób jednocześnie - ze zwykłymi ustawieniami poczty nie jest to możliwe. Zarówno przeglądarkowe skrzynki pocztowe jak i klienty poczty e-mail mają wbudowane blokady antyspamowe. Ich zadaniem jest uniemożliwienie rozsyłania poczty do wielu osób jednocześnie.
Jak w takim razie wysyłać e-mail do osób zapisanych do listy mailingowej? Jak powiadomić swoich klientów czy użytkowników strony o zmianach lub nowościach? W tym celu należy skorzystać z dodatkowych rozwiązań. Możemy instalować specjalne programy do masowej wysyłki poczty e-mail bądź też skorzystać z darmowej wtyczki do Thunderbirda.
Thunderbird Mail Merge
Wtyczka nazywa się Mail Merge i jest dostępna za darmo na platformę Thuderbird. Jeżeli nie wiesz, jak instalować rozszerzenia dla Thunderbird, odsyłamy do osobnego poradnika.
Po zainstalowaniu tego dodatku możemy przejść już do samego wysyłania masowych e-mail do naszych użytkowników. Proces jest następujący:
- Tworzymy nową wiadomość i w polu "Do:" wpisujemy wszystkich adresatów
- Wpisujemy treść wiadomości
- Klikamy w pasku narzędziowym zakładkę Plik > Mail Merge
Otworzy się nowe okienko właściwości Mail Merge. Tutaj musimy ustalić źródło wiadomości (Książka Adresowa lub plik CSV). Następnie wybieramy tryb wysyłki i ewentualne wysyłanie partiami. Na koniec klikamy przycisk OK i wysyłka masowych wiadomości zostaje rozpoczęta.
Warto tutaj zaznaczyć, że w polu tryb wysyłki wybieramy, czy mailing ma być wysłany teraz, czy też później - o określonej przez nas godzinie. Do wiadomości możemy też dołączyć jakiś załącznik - np. zdjęcie czy inny plik. Tutaj jednak trzeba być ostrożnym, bo wiele skrzynek pocztowych odrzuca masowe e-maile z załącznikami.
Z tego samego powodu warto też korzystać z opcji wysyłania wiadomości partiami, najlepiej po 20-30 kontaktów. Przy większej liczbie lub jeżeli w ogóle zrezygnujemy z opcji wysyłania partiami wiadomości wiele skrzynek pocztowych potraktuje naszą wiadomość jako niechcianą i automatycznie zablokuje ją lub przeniesie do folderu Spam.
Dodatkowe ustawienia masowego mailingu
Mail Merge posiada również szereg funkcji, które mają za zadanie spersonalizowanie mailingu. Jeżeli wysyłamy masowy e-mail warto ustawić go w ten sposób, aby np. wyświetlał imię każdego z użytkowników. W tym celu w treści wiadomości należy wpisać wartość {{name}}. Efekt będzie taki, że każdy adresat w tym miejscu zobaczy swoje imię/nazwę. Przyda się to np. jeżeli chcemy na początek wiadomości przywitać się z każdym użytkownikiem.
Dodatek Mail Merge posiada również więcej tego typu wartości, które możemy ustawić. Możemy dodać do e-maila informacje z książki adresowej takie jak np. telefon użytkownika, adres, tytuł, nazwę firmy itp. Wszystkie informacje na temat wartości do wykorzystania w Mail Merge wyszczególnione są w opisie rozszerzenia i nie ma sensu ich tutaj powtarzać.
Tworzenie grup odbiorców Thunderbird
Dobrym pomysłem, jeżeli aktywnie chcemy korzystać z tego rozszerzenia dla Mozilla Thunderbird jest dodanie wszystkich kontaktów użytkowników do Książki Adresowej w programie. W ten sposób ich import jest znacznie prostszy i szybszy.
Co więcej, z poziomu Thunderbirda możemy stworzyć grupy kontaktów. Zatem podczas wysyłania mailingu będziemy musieli w polu "Do:" wpisać jedynie nazwę grupy, a nie wszystkie adresy odbiorców. Aby to zrobić wystarczy przejść do zakładki "Adresy" w programie Thunderbird. Następnie klikamy przycisk "Nowa lista dystrybucyjna".
W nowym oknie wpisujemy nazwę listy dystrybucyjnej - nazwę tą będziemy wpisywać teraz w polu "Do:" w nowej wiadomości e-mail. Następnie w polu "Wprowadź adresy e-mail, które zostaną dodane do listy dystrybucyjnej" wpisujemy adresy e-mail naszych kontaktów. Potem zapisujemy listę.
To wszystko, teraz aby wysłać wiadomość do wielu odbiorców wystarczy w nowym e-mailu podać nazwę naszej listy, a potem skorzystać z funkcji oferowanych przez dodatek Mail Merge.
